Hoe wij met jouw gegevens omgaan.

1. Privacybeleid

Wanneer je onze website bezoekt of contact met ons opneemt, kunnen wij bepaalde gegevens ontvangen. Denk bijvoorbeeld aan je naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, websiteadres of de inhoud van je bericht.

Wij gebruiken deze gegevens alleen om:
– Contact op te nemen, bijvoorbeeld wanneer je een vraag stelt of een offerte aanvraagt.
– Onze diensten uit te voeren, bijvoorbeeld bij het maken, beheren of controleren van een website.
– Advies te geven, bijvoorbeeld bij een websitecheck of veiligheidsadvies.
– Onze website te verbeteren, bijvoorbeeld door te kijken welke pagina’s goed werken.
– Administratie bij te houden, bijvoorbeeld voor offertes, facturen en klantafspraken.
– Ondersteuning te bieden via Mijn BTDT en het klantenportaal.
– Offertes, facturen, documenten en klantafspraken te beheren.
– Aanvragen, wijzigingen, storingen en ondersteuningsverzoeken te registreren en op te volgen.
– Klantaccounts veilig te laten werken, inclusief inloggen en tweestapsverificatie.
– Onze klantenomgeving veilig en goed werkend te houden.

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden. Ook delen wij gegevens niet zomaar met anderen, tenzij dit nodig is voor onze dienstverlening, wettelijk verplicht is of wanneer jij daar toestemming voor hebt gegeven.

2. Welke gegevens kunnen wij verwerken?

Afhankelijk van jouw contact met ons kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
– Naam: voor contact of offerteaanvragen.
– Bedrijfsnaam: om te weten voor welke organisatie wij werken.
– E-mailadres: om te kunnen reageren op vragen of aanvragen.
– Telefoonnummer: voor telefonisch contact als dat nodig is.
– Websiteadres, bijvoorbeeld bij een websitecheck of advies.
– Berichtinhoud: de informatie die je zelf via een formulier of e-mail verstuurt.
– Technische gegevens, bBijvoorbeeld IP-adres, browserinformatie of websitegebruik.
– Adresgegevens, wanneer nodig voor administratie of facturatie.
– Offerte- en factuurgegevens.
– Klantnummer of accountgegevens.
– Gebruikersnaam en accountgegevens voor Mijn BTDT.
– Gegevens over tweestapsverificatie, zoals of 2FA is ingesteld.
– Aanvragen, ondersteuningsverzoeken, wijzigingen en storingsmeldingen.
– Reacties, statusupdates en communicatie binnen het aanvragensysteem.
– Documenten of bijlagen die je zelf meestuurt.
– Login- en beveiligingsgegevens, zoals IP-adres, inlogmomenten of beveiligingsmeldingen.

Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
Sommige gegevens bewaren wij langer, bijvoorbeeld omdat dit nodig is voor administratie, facturatie, wettelijke verplichtingen, ondersteuning, beheerhistorie of het kunnen terugvinden van eerder gemaakte afspraken.
Aanvragen en communicatie binnen Mijn BTDT kunnen worden bewaard, zolang dit nodig is voor ondersteuning, administratie, beheerhistorie en opvolging van klantafspraken.

3. Mijn BTDT en het Klantenportaal

Klanten van BeenThere DoneThat kunnen toegang krijgen tot Mijn BTDT, het klantenportaal van BeenThere DoneThat. Binnen dit portaal kun je onder andere je klantgegevens bekijken, offertes en facturen terugvinden, documenten raadplegen en ondersteuningsverzoeken indienen.

Voor het gebruik van het klantenportaal verwerken wij gegevens die nodig zijn om jouw account en klantomgeving goed te laten werken. Denk aan naam, e-mailadres, gebruikersnaam, organisatie, klantgegevens, offertes, facturen, documenten, aanvraaginformatie en communicatie rondom ondersteuning.

Het klantenportaal is bedoeld om informatie overzichtelijk bij elkaar te houden en ondersteuning zorgvuldig te kunnen registreren, volgen en afhandelen.

4. Aanvragensysteem en ondersteuningsverzoeken

Binnen Mijn BTDT maken wij gebruik van een aanvragensysteem. Hiermee kun je vragen, wijzigingen, storingen, bestellingen of andere ondersteuningsverzoeken indienen. Wanneer je een aanvraag indient, verwerken wij bijvoorbeeld je naam, e-mailadres, organisatie, onderwerp van je aanvraag, de inhoud van je bericht, de gekozen categorie of prioriteit, eventuele bijlagen, de datum en status van de aanvraag, reacties en vervolgcommunicatie.

Wij gebruiken deze gegevens om je aanvraag goed te kunnen beoordelen, plannen, uitvoeren en terugvinden. Zo blijft duidelijk wat er is aangevraagd, welke informatie is gedeeld, wat de status is en welke acties nog openstaan.

Stuur via het aanvragensysteem geen wachtwoorden, 2FA-codes, bankgegevens, kopieën van identiteitsbewijzen, medische gegevens of andere gevoelige informatie mee. Als toegang nodig is, stemmen wij apart en veilig af hoe dit wordt geregeld.

5. Inloggen en tweestapsverificatie

Voor toegang tot Mijn BTDT gebruiken wij klantaccounts. Om deze accounts beter te beveiligen, maken wij gebruik van tweestapsverificatie. Tweestapsverificatie betekent dat je naast je wachtwoord ook een extra beveiligingscode gebruikt. Deze code komt bijvoorbeeld uit een authenticator-app. Dit helpt om klantgegevens, offertes, facturen, documenten en ondersteuningsverzoeken beter te beschermen.

Wij kunnen gegevens verwerken die nodig zijn om tweestapsverificatie te laten werken, zoals of 2FA is ingesteld, wanneer dit is geactiveerd en of een account tijdelijk is geblokkeerd wanneer 2FA niet op tijd is ingesteld.
Wij vragen je nooit om je wachtwoord, 2FA-code of back-upcodes via e-mail, WhatsApp of het aanvragensysteem mee te sturen!

6. Cookiebeleid

Onze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op je apparaat kunnen worden geplaatst wanneer je onze website bezoekt. Sommige cookies zijn nodig om de website goed te laten werken. Andere cookies kunnen helpen om inzicht te krijgen in het gebruik van de website of om online diensten beter aan te laten sluiten op bezoekers. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is voor functionele cookies meestal geen toestemming nodig, maar bezoekers moeten wel worden geïnformeerd over het gebruik ervan. Voor trackingcookies is toestemming nodig en bezoekers moeten daarbij een duidelijke keuze kunnen maken.

Wij kunnen gebruikmaken van:
– Noodzakelijke cookies: deze zorgen ervoor dat de website technisch goed werkt.
– Analytische cookies: deze helpen ons te begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken.
– Marketingcookies: deze kunnen worden gebruikt voor advertenties of online zichtbaarheid, alleen wanneer dat van toepassing is en met toestemming.
– Functionele cookies: deze onthouden bijvoorbeeld bepaalde voorkeuren.
– Beveiligingscookies: deze kunnen nodig zijn voor veilig inloggen, bescherming tegen misbruik of tweestapsverificatie.

Niet voor alle cookies is toestemming nodig. Voor cookies die weinig of geen inbreuk maken op de privacy, zoals bepaalde functionele of privacyvriendelijk ingestelde analytische cookies, is toestemming meestal niet nodig. Voor privacygevoelige cookies, zoals trackingcookies, moet wel vooraf toestemming worden gevraagd.

7. AVG en zorgvuldig omgaan met gegevens

De AVG verplicht organisaties om zorgvuldig, veilig en transparant om te gaan met persoonsgegevens. Dat betekent onder andere dat duidelijk moet zijn welke gegevens worden verzameld, waarom dat gebeurt en hoe lang gegevens worden bewaard.

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige reden voor is, bijvoorbeeld:
– Toestemming: wanneer je toestemming geeft voor bepaalde cookies of communicatie.
– Uitvoering van een overeenkomst: wanneer wij een website voor je maken, beheren of controleren.
– Wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor administratie en facturen.
– Gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld om onze website, klantenomgeving, klantaccounts en systemen veilig te houden of misbruik te voorkomen.
– Uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld wanneer wij ondersteuning leveren via Mijn BTDT of aanvragen behandelen.

Wij nemen passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.

8. Beveiliging van gegevens

Wij vinden digitale veiligheid belangrijk. Daarom nemen wij maatregelen om onze website, klantenomgeving en systemen zo goed mogelijk te beveiligen. Denk aan veilige verbindingen, zorgvuldig toegangsbeheer, sterke wachtwoorden, tweestapsverificatie, updates, back-ups, monitoring, beperking van toegang tot klantgegevens, beveiliging van formulieren en klantaccounts en zorgvuldige behandeling van ondersteuningsverzoeken.

Geen enkele website of digitale omgeving kan volledig gegarandeerd veilig zijn. Wel doen wij wat redelijkerwijs mogelijk is om risico’s te beperken en zorgvuldig met gegevens om te gaan. Wanneer er sprake is van een mogelijk datalek, beoordelen wij welke stappen nodig zijn.

9. Delen van gegevens met derden

Soms maken wij gebruik van externe dienstverleners of systemen om onze dienstverlening mogelijk te maken. Denk bijvoorbeeld aan hosting, e-mail, beveiliging, back-ups, boekhouding, klantbeheer, websitebeheer of analytische diensten.

Wij delen alleen gegevens wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening, wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer je daar toestemming voor hebt gegeven. Wanneer een externe partij persoonsgegevens namens ons verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en zorgvuldig gebruik van gegevens.

10. Jouw rechten

Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken. Ook kun je vragen om gegevens te laten aanpassen, verwijderen of overdragen. Daarnaast kun je bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen of eerder gegeven toestemming intrekken.

Je kunt hiervoor contact met ons opnemen via:
E-mail: email@bt-dt.nl
Website: Het contactformulier op www.bt-dt.nl
Wij reageren zo snel mogelijk op je verzoek.

11. Belangrijke waarschuwing: stuur geen gevoelige gegevens mee

Stuur via formulieren, e-mail of het aanvragensysteem geen gegevens mee die niet nodig zijn voor je vraag of verzoek.
Stuur in ieder geval geen wachtwoorden, 2FA-codes, back-upcodes, kopieën van identiteitsbewijzen, bankpassen of volledige betaalgegevens, medische gegevens, onnodige persoonsgegevens van klanten, leden of medewerkers of vertrouwelijke documenten die niet nodig zijn voor de aanvraag.

Als wij toegang nodig hebben tot een website, account of systeem, stemmen wij apart en veilig af hoe dit wordt geregeld.

12. Wijzigingen

Dit beleid kan worden aangepast wanneer onze website, diensten of wetgeving veranderen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.

Laatst bijgewerkt: 14 juli 2026.