Welkom bij de veelgestelde vragen van Mijn BTDT!
Binnen onze Klantenportaal is het mogelijk jouw gegevens te bekijken. Ook vind je hier jouw offertes, facturen en kan je een aanvraag doen voor ondersteuning bij bestellingen, wijzigingen, storingen en andere vragen. In plaats van losse e-mails, WhatsAppberichten of mondelinge afspraken wordt je verzoek netjes geregistreerd. Op deze pagina leggen we uit hoe de klantenportaal werkt, welke informatie handig is om mee te sturen en hoe aanvragen worden opgevolgd. Wat meteen belangrijk is: Stuur geen wachtwoorden mee. Als toegang nodig is, stemmen we dit apart en veilig af.
Zo blijft duidelijk wat er is aangevraagd, wat de status is en welke informatie erbij hoort. Je kan hier inloggen.
Klik op het onderwerp waar je meer over wilt weten. Staat jouw vraag er niet tussen, stuur dan een aanvraag in.
1. Klantenportaal Algemeen
Wat is Mijn BTDT?
Mijn BTDT is de klantenomgeving van BeenThere DoneThat. Hier vind je informatie die hoort bij jouw website, diensten en ondersteuning.
Je kunt hier onder andere je gegevens bekijken, offertes en facturen terugvinden, documenten raadplegen en aanvragen indienen voor ondersteuning, wijzigingen of storingen.
Wat kan ik vinden in het Klantenportaal?
In het Klantenportaal kun je onder andere terugvinden:
- jouw klantgegevens;
- offertes;
- facturen;
- documenten;
- eerdere aanvragen;
- openstaande aanvragen;
- reacties en statusupdates.
Zo staat alles overzichtelijk op één centrale plek.
Waar kan ik mijn offertes en facturen vinden?
Na het inloggen in Mijn BTDT kun je in het portaal jouw offertes en facturen bekijken, voor zover deze voor jouw account beschikbaar zijn gemaakt.
Zie je een offerte of factuur niet staan, dan kun je hiervoor een aanvraag indienen.
Kan ik mijn eigen gegevens aanpassen?
Afhankelijk van de inrichting kun je bepaalde gegevens zelf bekijken of aanpassen. Zie je onjuiste gegevens staan, zoals een verkeerd e-mailadres, organisatienaam of contactpersoon? Kijk welke informatie je zelf kan aanpassen. Laat ons weten wanneer dit niet lukt, zodat we dit kunnen controleren en laten aanpassen.
Waarom werkt BeenThere DoneThat met een Klantenportaal? (de meta
Met het Klantenportaal blijft alles overzichtelijk. Ondersteuningsverzoeken, aanvragen, documenten, offertes en facturen staan niet verspreid over losse e-mails of berichten, maar worden centraal geregistreerd.
Dat zorgt voor duidelijkheid, betere opvolging en minder kans dat informatie kwijtraakt.
2. Inloggen en beveiliging
Hoe kan ik inloggen?
Je kunt inloggen via de inlogpagina van Mijn BTDT. Alleen klanten met een account krijgen toegang tot het Klantenportaal. Dit account krijg je bij jouw eerste bestelling.
Na het inloggen kom je in jouw eigen klantenomgeving terecht.
Wat moet ik doen als ik niet kan inloggen?
Controleer eerst of je het juiste e-mailadres of de juiste gebruikersnaam gebruikt. Lukt het daarna nog niet, gebruik dan de optie wachtwoord vergeten of dien een aanvraag in.
Vermeld bij je aanvraag kort wat er niet lukt, maar stuur geen wachtwoord mee.
Wat moet ik doen bij mijn eerste keer inloggen?
Bij de eerste keer inloggen kan worden gevraagd om tweestapsverificatie in te stellen.
Je krijgt dan een QR-code te zien. Deze scan je met een authenticator-app op je telefoon. Daarna verschijnt er in de app een tijdelijke code. Die code vul je in op de website om de koppeling te bevestigen.
Na het instellen is je account extra beveiligd.
Waarom moet ik tweestapsverificatie gebruiken?
Omdat in het Klantenportaal klantgegevens, offertes, facturen en aanvragen kunnen staan, beveiligen we accounts extra met tweestapsverificatie.
Dit betekent dat je naast je wachtwoord ook een extra code nodig hebt. Tweestapsverificatie is een extra beveiligingslaag bij het inloggen. Je logt niet alleen in met je gebruikersnaam en wachtwoord, maar bevestigt daarna ook met een extra code dat jij het echt bent.
Die extra code komt bijvoorbeeld uit een authenticator-app op je telefoon, zoals Microsoft Authenticator, Google Authenticator, Authy, 1Password of Bitwarden.
Zo blijft je account beter beschermd, ook als iemand jouw wachtwoord zou raden of in handen krijgt.
Welke tweestapverificatie app kan ik gebruiken?
Je kunt hiervoor een authenticator-app gebruiken, bijvoorbeeld:
- Microsoft Authenticator;
- Google Authenticator;
- Authy;
- 1Password;
- Bitwarden.
Gebruik bij voorkeur een app die je al vertrouwt of al gebruikt voor andere accounts.
Hoe werkt tweestapsverificatie op deze website?
Wanneer je inlogt bij Mijn BTDT, voer je eerst je gebruikersnaam of e-mailadres en wachtwoord in.
Daarna kan de website vragen om een extra beveiligingscode. Deze code haal je uit de authenticator-app die je aan je account hebt gekoppeld.
De stappen zijn:
- Je gaat naar de inlogpagina van Mijn BTDT.
- Je vult je gebruikersnaam of e-mailadres en wachtwoord in.
- Je opent je authenticator-app op je telefoon.
- Je vult de tijdelijke code in die bij Mijn BTDT staat.
- Daarna krijg je toegang tot het klantenportaal.
De code verandert steeds automatisch na korte tijd. Gebruik daarom altijd de meest recente code uit je app.
Wat gebeurt er als ik tweestapsverificatie niet op tijd instel?
Nieuwe gebruikers krijgen een beperkte periode om tweestapsverificatie in te stellen. Binnen deze periode kun je nog inloggen en de beveiliging activeren.
Als tweestapsverificatie niet binnen de ingestelde termijn wordt geactiveerd, kan het account tijdelijk worden geblokkeerd of bevroren. Dit doen we om klantgegevens en documenten beter te beschermen.
Neem in dat geval contact op met BeenThere DoneThat, dan kijken we met je mee.
Mag ik wachtwoorden meesturen via het Klantenportaal?
Wat zijn back-upcodes?
Bij het instellen van tweestapsverificatie kun je back-upcodes krijgen. Dit zijn eenmalige codes die je kunt gebruiken als je tijdelijk geen toegang hebt tot je authenticator-app.
Bewaar deze codes veilig, bijvoorbeeld in een wachtwoordmanager. Deel ze niet met anderen en stuur ze niet via e-mail of via een ondersteuningsverzoek mee.
Wat als ik een nieuwe telefoon heb?
Als je een nieuwe telefoon hebt, moet je de authenticator-app opnieuw kunnen gebruiken. Sommige apps kunnen accounts overzetten naar een nieuw toestel. Controleer dit voordat je je oude telefoon wist of wegdoet.
Lukt het niet meer om de code te krijgen? Dien dan een ondersteuningsverzoek in. Wij controleren dan je account en spreken veilig af hoe we de toegang kunnen herstellen.
Is tweestapsverificatie verplicht?
Ja, voor toegang tot Mijn BTDT gebruiken we tweestapsverificatie. Dit is ingesteld om klantgegevens, documenten, offertes, facturen en aanvragen beter te beschermen.
Nieuwe gebruikers krijgen eerst de tijd om dit in te stellen. Daarna is tweestapsverificatie nodig om toegang te houden tot het klantenportaal.
Wat moet ik doen als ik denk dat iemand anders toegang heeft gehad?
Dien direct een ondersteuningsverzoek in en geef aan dat het om spoed gaat. Vermeld kort wat je hebt gezien en wanneer je dit hebt ontdekt.
Stuur geen wachtwoorden, codes of gevoelige gegevens mee. Als er extra informatie nodig is, stemmen we dit veilig met je af.
3. Aanvragen voor een hulpverzoek indienen
Waarvoor kan ik een aanvraag indienen?
Je kunt een aanvraag indienen voor onder andere:
- een wijziging aan je website;
- een tekstaanpassing;
- een afbeelding vervangen;
- een nieuwe pagina of blog;
- een technisch probleem;
- een storing;
- een vraag over hosting of domein;
- een vraag over e-mail;
- een vraag over AVG, privacy of cookies;
- een verzoek voor langere termijn;
- een nieuwe dienst of uitbreiding.
Twijfel je waar je vraag onder valt? Kies dan de categorie die het beste past. We kijken daarna mee.
Hoe dien ik een aanvraag in?
Alleen klanten van ons krijgen inlog gegevens. Log in op de klantenomgeving van BeenThere DoneThat en kies voor het indienen van een nieuw ondersteuningsverzoek. Ben je je wachtwoord kwijt, kan je deze zelf opnieuw aanvragen.
Vul daarna zo duidelijk mogelijk in wat je vraag of verzoek is. Hoe concreter je bent, hoe sneller we kunnen beoordelen wat er nodig is.
Hoe maak ik een goede aanvraag?
Een goede aanvraag is duidelijk, concreet en compleet.
Beschrijf:
- wat je wilt laten aanpassen, oplossen of bespreken;
- om welke website, pagina of dienst het gaat;
- of er haast bij is;
- wanneer je het uiterlijk nodig hebt;
- welke informatie of bestanden erbij horen.
Voorbeeld:
Ik wil graag op de pagina Diensten de tekst onder Websitebeheer aanpassen. De nieuwe tekst is: … Graag aanpassen vóór vrijdag, omdat we dan de pagina delen met klanten.
Welke informatie moet ik meesturen?
Geef bij voorkeur aan:
- om welke website of dienst het gaat;
- wat je precies wilt laten aanpassen of oplossen;
- op welke pagina het probleem of verzoek betrekking heeft (vermeld altijd de URL van de pagina);
- of er sprake is van spoed;
- wanneer je het uiterlijk nodig hebt;
- eventueel een screenshot of voorbeeld.
Bij een tekstwijziging kun je het beste direct de gewenste nieuwe tekst meesturen.
Kan ik een screenshot toevoegen?
Ja, als dat mogelijk is kun je een screenshot toevoegen. Dat helpt vooral bij foutmeldingen, visuele problemen of wijzigingen aan een specifieke pagina.
Een screenshot maakt vaak sneller duidelijk wat je bedoelt.
Kan ik meerdere verzoeken tegelijk indienen?
Dat kan, maar het liefst maak je per onderwerp een aparte aanvraag aan.
Bijvoorbeeld:
- één aanvraag voor een tekstwijziging;
- één aanvraag voor een nieuwe pagina;
- één aanvraag voor een technisch probleem.
Zo blijft de opvolging overzichtelijker.
4. Spoed, storingen en veiligheid
Wanneer kies ik voor spoed?
Kies alleen voor spoed als er sprake is van een probleem dat direct invloed heeft op de bereikbaarheid, veiligheid of werking van je website of dienst.
Voorbeelden van spoed zijn:
- de website is offline;
- een belangrijk formulier werkt niet;
- er is mogelijk sprake van misbruik of een hack;
- klanten kunnen geen contact opnemen;
- er is een probleem met veiligheid of persoonsgegevens.
Kleine tekstwijzigingen, nieuwe foto’s, blogs of geplande aanpassingen zijn meestal geen spoed.
Wat als ik een datalek of beveiligingsprobleem vermoed?
Dien dan direct een aanvraag in en geef aan dat het om spoed gaat. Vermeld kort wat je hebt gezien, wanneer je dit hebt ontdekt en welke website of dienst het betreft.
Stuur geen gevoelige gegevens mee. Als er extra informatie nodig is, stemmen we veilig af hoe dat gedeeld kan worden.
Wat moet ik niet meesturen?
Stuur bij voorkeur geen:
- wachtwoorden;
- kopieën van identiteitsbewijzen;
- bankgegevens;
- medische gegevens;
- persoonsgegevens die niet nodig zijn;
- vertrouwelijke klantgegevens;
- informatie over derden als dat niet nodig is.
Gebruik het formulier alleen voor informatie die nodig is om je verzoek te behandelen.
Kan ik ook nog gewoon mailen of bellen?
Voor gewone aanvragen, wijzigingen en vragen heeft het Klantenportaal de voorkeur. Zo blijft alles overzichtelijk en goed geregistreerd.
Bij echte spoed kan telefonisch contact natuurlijk nog steeds verstandig zijn, maar maak daarna bij voorkeur ook een aanvraag aan zodat het goed vastligt.
5. Opvolging en status
Wat gebeurt er nadat ik een aanvraag heb ingediend?
Na het indienen wordt je aanvraag geregistreerd in het Klantenportaal. Daarna wordt de aanvraag bekeken, beoordeeld en opgepakt.
Afhankelijk van het type verzoek kan de aanvraag direct worden uitgevoerd, ingepland worden of kan er eerst aanvullende informatie nodig zijn.
Kan ik de status van mijn aanvraag volgen?
Ja. Binnen Mijn BTDT kun je je eigen aanvragen terugvinden. Daar zie je welke aanvragen openstaan, welke zijn beantwoord en welke zijn afgerond. Zo houd je overzicht over lopende verzoeken en eerdere vragen.
Kan ik reageren op een bestaande aanvraag?
Ja. Als er aanvullende informatie nodig is, kun je reageren binnen dezelfde aanvraag. Zo blijft alle communicatie bij elkaar.
Maak bij voorkeur geen nieuwe aanvraag aan voor hetzelfde onderwerp, maar reageer op de bestaande aanvraag.
Wat als mijn aanvraag niet duidelijk genoeg is?
Dan vragen we om aanvullende informatie. Je kunt die informatie toevoegen als reactie op dezelfde aanvraag.
Om vertraging te voorkomen is het handig om meteen zo concreet mogelijk te zijn.
Wat gebeurt er als mijn aanvraag is afgerond?
Wanneer een aanvraag is uitgevoerd of beantwoord, kan deze worden afgerond. Je kunt de aanvraag daarna nog terugvinden in je overzicht.
Mocht er later opnieuw iets nodig zijn over hetzelfde onderwerp, dan kun je reageren of een nieuwe aanvraag indienen.
Kan ik oude aanvragen terugvinden?
Ja. In het Klantenportaal kun je eerdere aanvragen terugvinden. Dat is handig wanneer je wilt terugkijken wat er eerder is afgesproken of uitgevoerd.
6. Kosten, planning en afspraken
Hoe snel wordt mijn aanvraag opgepakt?
Dat hangt af van het type aanvraag, de prioriteit en de gemaakte afspraken over beheer of ondersteuning. In jouw goed gekeurde offerte staan alle afspraken.
Spoedvragen worden als eerste beoordeeld. Reguliere wijzigingen worden ingepland op basis van beschikbaarheid en urgentie.
Worden alle aanvragen automatisch uitgevoerd?
Niet altijd. Sommige verzoeken vallen binnen bestaande beheerafspraken. Andere verzoeken kunnen extra werk of kosten met zich meebrengen.
Als een aanvraag buiten de bestaande afspraken valt, nemen we eerst contact op voordat er extra kosten worden gemaakt.
Kan een aanvraag extra kosten opleveren?
Ja, dat kan. Kleine werkzaamheden kunnen soms binnen bestaande beheerafspraken vallen. Grotere wijzigingen, nieuwe pagina’s, extra functionaliteit of uitgebreid advies kunnen extra kosten met zich meebrengen.
Wanneer dat zo is, wordt dit vooraf afgestemd.
Kan ik ook een verzoek voor later indienen?
Ja. Je kunt ook een aanvraag indienen voor een wijziging of uitbreiding die niet direct hoeft te gebeuren.
Geef dan duidelijk aan wanneer je het ongeveer nodig hebt. Dan kan het verzoek rustig worden ingepland.
7. Privacy en toegang
Voor meer informatie lees je ons Privacybeleid.
Wie kan mijn aanvragen zien?
Je aanvragen zijn bedoeld voor jou en BeenThere DoneThat. Afhankelijk van de inrichting kunnen bevoegde gebruikers binnen jouw organisatie mogelijk ook aanvragen bekijken. Aanvragen worden niet openbaar gepubliceerd. Voor meer informatie lees je ons Privacybeleid.
Welke gegevens worden verwerkt in het Klantenportaal en aanvragensysteem?
Bij een aanvraag verwerken we gegevens die nodig zijn om je verzoek te behandelen. Denk aan naam, e-mailadres, organisatie, onderwerp, berichtinhoud, datum, status en eventuele bijlagen.
Deze gegevens worden gebruikt om ondersteuning te kunnen bieden en aanvragen goed te kunnen opvolgen. Voor meer informatie lees je ons Privacybeleid.
Hoe lang worden aanvragen bewaard?
Aanvragen worden bewaard zolang dit nodig is voor ondersteuning, administratie, beheerhistorie en opvolging van gemaakte afspraken.
Oude aanvragen kunnen nuttig zijn om terug te zien wat eerder is uitgevoerd of besproken. Voor meer informatie lees je ons Privacybeleid.
8. Begrippen
Waarom heet het soms een ticket?
Het systeem gebruikt technisch de term ticket. Op de website noemen we dit meestal een aanvraag, ondersteuningsverzoek of wijzigingsverzoek.
Daarmee bedoelen we hetzelfde: een geregistreerde vraag of opdracht binnen het Klantenportaal.
Wat is het voordeel van een klantenportaal voor mij als klant?
Je hebt één duidelijke plek voor je gegevens, documenten, offertes, facturen en aanvragen. Je kunt terugvinden wat je hebt gevraagd, welke reacties zijn gegeven en wat de status is.
Dat zorgt voor meer overzicht, betere opvolging en minder losse communicatie.
Wat is het voordeel van een klantenportaal voor BeenThere DoneThat?
BeenThere DoneThat kan aanvragen beter prioriteren, plannen, registreren en opvolgen. Daardoor kunnen werkzaamheden zorgvuldiger worden uitgevoerd en blijft duidelijk wat er is afgesproken.
