Veel verenigingen, sportclubs en stichtingen plaatsen graag foto’s op hun website of social media. Een teamfoto na een mooie overwinning, beelden van een toernooi, een gezellige vrijwilligersdag, een sponsoractiviteit of een jeugdkamp. Logisch, want foto’s laten zien wie je bent en wat er binnen de organisatie gebeurt. Maar zodra mensen herkenbaar in beeld komen, krijg je te maken met privacyregels. De Autoriteit Persoonsgegevens legt uit dat foto’s en filmpjes maken en publiceren niet zomaar mag wanneer mensen herkenbaar in beeld zijn. In dat geval gaat het namelijk om persoonsgegevens. Voor sportverenigingen, buurtverenigingen, stichtingen en kleine organisaties is dit belangrijk. Zeker wanneer er kinderen of jongeren op de foto staan.
Een foto is ook een persoonsgegeven
Veel mensen denken bij persoonsgegevens aan namen, adressen en telefoonnummers. Maar een herkenbare foto of video kan ook een persoonsgegeven zijn. Iemand is immers herkenbaar in beeld. Dat betekent dat je als vereniging of stichting moet nadenken voordat je foto’s publiceert op je website, Facebook, Instagram, LinkedIn of in een nieuwsbrief. Niet alles wat tijdens een activiteit wordt gemaakt, mag automatisch online worden gezet. Bij kinderen ligt dit extra gevoelig. Jeugdleden kunnen zelf vaak niet goed overzien waar beeldmateriaal terechtkomt en hoelang het online blijft staan. Daarom is toestemming van ouders of verzorgers belangrijk.
Goede bedoelingen zijn niet genoeg
De meeste verenigingen plaatsen foto’s met goede bedoelingen. Je wilt laten zien hoe leuk het was, vrijwilligers bedanken of nieuwe leden aantrekken. Toch kunnen er risico’s ontstaan. Een foto kan worden gedeeld, gekopieerd of jarenlang vindbaar blijven. Ook kan beeldmateriaal opduiken buiten de context waarin het oorspronkelijk geplaatst is. Een foto van een jeugdlid op de website van een sportvereniging lijkt onschuldig, maar ouders kunnen goede redenen hebben om dat niet te willen. Daarom is het belangrijk om niet te denken: “Niemand zal hier bezwaar tegen hebben.” Vraag toestemming, maak duidelijke afspraken en respecteer het als iemand niet herkenbaar online wil staan.
Toestemming moet duidelijk zijn
Toestemming moet bewust en duidelijk worden gegeven. Een algemene zin als “door mee te doen geef je toestemming voor foto’s” is vaak te vaag. Zeker bij kinderen moet duidelijk zijn waarvoor toestemming wordt gegeven. Gaat het om foto’s op de website? Op social media? In een nieuwsbrief? Voor promotiemateriaal? En hoelang blijven de beelden online staan? Ook belangrijk: toestemming moet geweigerd kunnen worden zonder dat iemand daar nadeel van heeft.
Een kind mag dus niet worden uitgesloten van een sportwedstrijd, activiteit of kamp omdat ouders geen toestemming geven voor publicatie van foto’s.
Maak het praktisch voor je vereniging
Privacy hoeft niet ingewikkeld te worden, maar je moet het wel netjes regelen. Begin met een eenvoudig fotobeleid. Leg daarin uit wanneer foto’s worden gemaakt, waarvoor ze worden gebruikt, wie ze mag plaatsen en hoe iemand bezwaar kan maken. Vraag bij inschrijving of aan het begin van het seizoen toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal. Maak daarbij onderscheid tussen verschillende kanalen, zoals website, social media en drukwerk. Houd ook bij wie wel en geen toestemming heeft gegeven. Zorg daarnaast dat trainers, vrijwilligers, bestuursleden en commissies weten wat de afspraken zijn. Vaak gaat het mis omdat iemand enthousiast foto’s plaatst zonder te weten welke regels gelden.
Let ook op WhatsApp en social media
Veel beeldmateriaal wordt niet alleen op de officiële website geplaatst, maar ook in WhatsApp-groepen, Facebookgroepen, Instagram Stories of via persoonlijke accounts van vrijwilligers. Dat maakt het lastiger om grip te houden. Een vereniging kan niet alles controleren wat ouders of bezoekers privé doen, maar je kunt wel duidelijke gedragsregels afspreken. Vraag bijvoorbeeld om terughoudend te zijn met het delen van foto’s van kinderen van anderen. En spreek af dat officiële foto’s alleen via afgesproken kanalen worden geplaatst door mensen die daarvoor verantwoordelijk zijn.
Veilig publiceren begint bij goed beheer
Beeldmateriaal raakt niet alleen privacy, maar ook websitebeheer. Wie kan foto’s uploaden? Wie heeft toegang tot de website? Worden oude accounts verwijderd? Staan oude foto’s nog jarenlang online? Is de website technisch veilig ingericht? Zijn back-ups geregeld? Voor verenigingen en stichtingen is dit vaak een kwetsbaar punt. Bestuursleden wisselen, vrijwilligers helpen mee, iemand beheert de website “erbij” en oude toegangsrechten blijven soms bestaan. Juist daarom is goed technisch beheer belangrijk. Niet alleen om de website veilig te houden, maar ook om controle te houden over wat er online staat.
Wat kan BeenThere DoneThat betekenen?
BeenThere DoneThat helpt kleine bedrijven, verenigingen en stichtingen met veilige websites, technisch beheer en praktische online bewustwording. Voor verenigingen kan dat betekenen dat we meekijken naar de website, privacyverklaring, cookiebeleid, toegangsrechten, back-ups en de manier waarop beeldmateriaal wordt geplaatst. Ook kunnen we helpen om afspraken begrijpelijk te maken. Geen ingewikkelde juridische taal, maar praktische uitleg: wie mag wat plaatsen, waar moet toestemming voor zijn en hoe zorg je dat de website veilig en overzichtelijk blijft? Voor sportverenigingen en stichtingen is dat belangrijk. Je wilt zichtbaar zijn, nieuwe leden aantrekken en mooie momenten delen, maar wel op een manier die zorgvuldig omgaat met leden, vrijwilligers en kinderen.
De belangrijkste les
Foto’s maken en delen hoort bij het verenigingsleven. Het laat zien wat er gebeurt en maakt je organisatie zichtbaar. Maar zodra mensen herkenbaar in beeld komen, moet je zorgvuldig omgaan met privacy. Vraag toestemming waar dat nodig is, wees extra voorzichtig met kinderen, maak duidelijke afspraken en zorg dat je website goed wordt beheerd. Online zichtbaar zijn is mooi. Zorgvuldig zichtbaar zijn is beter.
Bronnen
- De Autoriteit Persoonsgegevens legt uit dat foto’s en filmpjes maken en publiceren niet zomaar mag wanneer mensen herkenbaar in beeld komen. In dat geval geldt de AVG, omdat herkenbaar beeldmateriaal persoonsgegevens bevat.
- De AP geeft ook aan dat u beeldmateriaal waarop herkenbare bezoekers, collega’s of leerlingen staan alleen mag maken en publiceren als u daarvoor een geldige reden heeft, zoals toestemming of een andere AVG-grondslag.
- Kennisnet legt voor onderwijscontexten uit dat bij kinderen jonger dan 16 jaar ouders toestemming moeten geven voor het gebruik van beeldmateriaal. Dit is ook een nuttige praktische richtlijn voor organisaties die met kinderen werken, zoals sportverenigingen en jeugdactiviteiten.
